Генеалогическая работа с отделами ЗАГС

В процессе своих исследований генеалог рано или поздно сталкивается с необходимостью обращения в ЗАГС. Правильнее сказать: «в отдел ЗАГС» (или ОЗАГС), ибо само по себе это сокращение означает – запись актов гражданского состояния. 

Каждый родовед знает, что документы примерно до 1920 г. о рождении, браке и смерти в основном находятся в государственных архивах региональных центров. А где же хранятся документы после 1920 г.? Эти документы имеются в районных отделах ЗАГС или областных (краевых и проч.) Управлениях ЗАГС. Это один из немногих более-менее доступных источников советского времени по генеалогии. 

В 1920 -1940 гг. книги ЗАГС велись различным образом. Менялись пункты, которые были обязательными к заполнению. В повторных свидетельствах о рождении в зависимости от сведений в актовой записи могут не указать место рождения и отчество. 

За период Великой Отечественной войны были уничтожены и утеряны документы многих граждан, поэтому после 1945 года многие обращались с заявлениями о восстановлении и повторной выдаче, о чем могут быть записи в книгах ЗАГС по месту события. Нюанс в том, что если неизвестна точная дата обращения вашего родственника за справкой (если она вообще была), то придется запрашивать поиск за значительный период. 

Органы ЗАГС работают на территории каждого региона нашей страны (при Правительстве каждого субъекта есть управление или комитет по делам ЗАГС), а территориальные подразделения есть почти в каждом муниципальном образовании при администрации. 

Генеалогическая работа с отделами ЗАГС – один из этапов генеалогического исследования. Но необходимо понимать, что ОЗАГС – не архив и никто вас не пустит к самим документам. И не будет, как в архиве, искать долго рождение бабушки. Поэтому надо точно знать ФИО, дату и место события (рождения, брака, смерти) искомого человека, чтобы сделать запрос. 

Общение в органы ЗАГС – регламентированная процедура, т.е. существует установленный порядок, избежать который невозможно! Но благодаря Интернету обратиться в ЗАГС можно не только с помощью обычной почты или непосредственно на месте, но и направив электронный запрос. Большинство функций ЗАГСов сейчас доступно также через портал «Госуслуги». 

Отделы ЗАГС – один из специализированных органов государственной власти, осуществляющие регистрацию, сбор и обработку актов гражданского состояния, к которым относятся: 

• рождение 
• заключение брака 
• расторжение брака 
• усыновление 
• установление отцовства 
• перемена имени  • смерть (1). 

Таким образом, при обращении в отделы ЗАГС можно получить информацию об этих событиях. 

Указанная информация будет представлять собой сведения об основаниях произведенной записи (сведения о документах, свидетельствах, их номерах и датах, месте их составления, к примеру, свидетельствах о рождении, смерти, заключении брака), персональные данные самого гражданина, в отношении которого произведена запись, и его прямых родственниках (фамилии, имена, место жительства, возраст, гражданство, например, данные родителей, супругов, усыновителей, детей и т.д.). 

Одним из способов получения интересующей нас информации является запрос на предоставление дубликата, копии, выписки в виде справки о событии из свидетельств актов гражданского состояния, так как, к примеру, свидетельство о браке – официальный документ на гербовой бумаге – в единственном экземпляре, а в генеалогической работе лучше использовать справки). Получить дубликат, копию или иной документ, удостоверяющий совершение записи, может человек, в отношении которого совершалась запись, а в случае смерти лица, в отношении, которого была составлена ранее запись акта гражданского состояния, – родственники умершего или другое заинтересованное лицо. 

Таким образом, в органах ЗАГС правомерно запрашивать: 

• информацию о себе; 
• информацию об умерших родственниках (при этом доказать родство); 
• информацию о живых родственниках (только с их письменного согласия или доверенностью от человека). 

В соответствии с действующей редакцией закона ФЗ «Об актах гражданского состояния» актовые книги ведутся на бумажном носителе в двух экземплярах: 

Первые – собираются из первых экземпляров актов гражданского состояния и хранятся в органе ЗАГС по месту государственной регистрации данных актов гражданского состояния (например, в г. Асбесте Свердловской области или в г. Колпино Колпинского р-на г. Санкт-Петербурга). 

Вторые – собираются из вторых экземпляров записей актов гражданского состояния хранятся в органе исполнительной власти субъекта Российской Федерации, в компетенцию которого входит организация деятельности по государственной регистрации актов гражданского состояния и на территории которого данные записи актов гражданского состояния были составлены. 

В связи с принятием Федерального закона от 23 июня 2016 года № 219-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об актах гражданского состояния» порядок ведения актовых книг изменен. С 1 января 2018 года запись акта гражданского состояния осуществляется на бумажном носителе и в форме электронного документа. Электронные записи будут включены в Единый государственный реестр записей актов гражданского состояния, который со временем станет самостоятельным источником информации. 

Также официальные записи актов гражданского состояния существуют в виде: 

1. Метрических книг, составленных до образования или восстановления органов ЗАГС. Это наиболее старые документы, хранятся они так же в государственном архиве субъекта РФ, в котором были зарегистрированы те или иные акты гражданского состояния.

2. Записей актов гражданского состояния составленных консульскими учреждениями Российской Федерации за пределами территории России и которые в установленном порядке передаются в органы ЗАГС.

В разных областях нашей страны время хранения документов в районных и областных архивах ОЗАГС разное. Так, в некоторых архивах до сих пор лежат метрические книги (например, в Свердловской, Оренбургской, Ульяновской, Воронежской областях). А другие ОЗАГСы уже передали в областные государственные архивы те книги с записями, которым уже минуло 75 лет, то есть с данными за 20-е годы 20-го столетия (до 2003 г.). (2) 

Сейчас в органах ЗАГС актовые книги хранятся 100 лет со дня составления записи (3); по истечении 100 лет актовые книги, собранные из первых экземпляров записи актов гражданского состояния, а так же метрические книги передаются в государственные архивы на постоянное хранение. (4) 

В отношении вторых экземпляров актов записи гражданского состояния пока действует 100-летний срок хранения, после которого они подлежат уничтожению (5). Начиная с 1 января 2018 года ведение вторых экземпляров на бумажном носителе не предусмотрено. 

Совместным Приказом Росархива и Минюста России от 02.08.1999 N 38/230 утверждены Правила передачи в государственные архивы книг государственной регистрации актов гражданского состояния, собранных из первых экземпляров записей актов гражданского состояния, и метрических книг. Законодательство РФ в области архивного дела относит актовые и метрические книги записи актов гражданского состояния к государственной части Архивного фонда Российской Федерации, т.е. собственности РФ. 

Передача актовых и метрических книг производится в государственные архивы соответствующих субъектов РФ (например, органы ЗАГС г. Екатеринбурга (и области) должны передавать документы в Государственный архив Свердловской области). 

При обращении граждан, по вопросу выдачи повторных свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния в случаях, когда записи актов гражданского состояния переданы на хранение в государственный архив, орган ЗАГС субъекта Российской Федерации запрашивает из государственного архива копию соответствующей записи акта гражданского состояния либо архивную справку, на основании которой гражданину выдается повторное свидетельство о государственной регистрации акта гражданского состояния (п. 16 Приказа). 

Алгоритм действий 

Итак.

1) Для начала необходимо определить куда обращаться территориально, поскольку запрос нужно направлять по месту события. Процесс осложняется частыми переименованиями, изменениями административного деления. Если вы точно знаете название села или города, где родился ваш родственник, то нужно определить к какому муниципальному образованию относится этот населенный пункт сегодня. И обращаться нужно именно в ЗАГС этого муниципального образования.

2) Нужно выбрать форму заявления для выдачи повторного документа:

• Форма № 25 (заявление на выдачу повторного свидетельства о рождении, справки о рождении).
• Форма № 26 (заявление на выдачу повторного свидетельства о заключении брака, повторного свидетельства о расторжении брака, справки о заключении брака, справки о расторжении брака).
• Форма № 30 (заявление на выдачу повторного свидетельства о смерти, справки о смерти). 

Эти и другие формы заявлений можно скачать на сайте регионального Управления ЗАГС. 

К слову, формы справок о записях гражданского состояния изменились с 1.10.2018 года. До этого времени действовали другие образцы, где иные сведения предполагались только в справке о смерти. 

ВАЖНО! 

1. Сотрудники исполняют только конкретные запросы о событии, где указаны конкретные ФИО, место и дата события. Если Вы не уверены вдруг в точном произношении ФИО или ФИО разнится в документах, можете в скобках указать другое написание. Но, опять же по строгому следованию законам, Вам надо будет доказать в своем отделе ЗАГС, что иное написание также относится к Вашему родственнику. Зачастую доказать это возможно только через суд.

2. Если Вы не уверены в дате события, то работники ОЗАГСа могут еще посмотреть несколько лет рядом: указанный год и ± два года. Но так делают далеко не все ОЗАГСы.

3. Разная сохранность актовых книг (пожар, потоп и проч. катаклизмы). Если архив сохранился полностью, то, скорее всего, у Вас неправильные или не полные данные о событии, если же частично сохранился, тогда есть вероятность того, что именно запись  о Вашем предке не сохранилась. В таком случае родство устанавливается опять же в суде. 

4. Срок ответа – месяц. ОЗАГС обязан отвечать на любое письменное заявление, поэтому Вы можете делать несколько запросов!

5. Если ваш родственник жив, то обращаться он должен лично и писать обращение от своего имени, указав свои паспортные данные или дать заверенную нотариусом доверенность тому, кто занимается поиском.

6. Лучше запрашивать справки о событии, т.к. в них есть очень для нас важная графа «Иные сведения». Поскольку форма записи акта менялась в разное время, то нужно в заявлении в графе «Прошу указать следующие иные сведения» перечислить все возможные варианты событий (кто заявил о событии, место жительства и проч.). Например, для справок о смерти – причины смерти, последний адрес проживания, место и дата рождения, место работы, семейное положение, данные заявителя (не все данные могли быть указаны). Для женщин свидетельство или справка о браке это подтверждение смены фамилии, так же там указаны данные мужа и жены, место их рождения, дата или год рождения, дата и место бракосочетания, национальность, род занятий, какой брак по счету. Получение справки выходит еще и дешевле свидетельства.

3) Посылаете заявление в нужный отдел ЗАГС и ждёте месяц.

4) После этого срока на ваш адрес из нужного ОЗАГС придет извещение о необходимости явиться в ваш районный ОЗАГС за ответом из нужного вам ОЗАГС. В это же время из нужного отдела в ваш районный отдел высылается сам документ.

5) Когда вы пришли в отдел ЗАГС, нужно предъявить свой паспорт и документы о родстве с искомым человеком (и доверенность – если это не ваш родственник или он жив). Если ответ пришел отрицательный – событие не выявлено – ничего платит не надо. При разговоре с сотрудником (как и при заполнении заявления) не стоит говорить, что документ нужен Вам для генеалогического поиска. Это считается недостаточным основанием для выдачи.

Если – положительный, вам даются реквизиты отдела ЗАГС, по которым вы оплачивайте пошлину. Вопрос: показывать оригиналы или копии документов о родстве? Я показываю незаверенные копии документов о родстве. Если вы будете обращаться через портал «Госуслуги» оплата должна быть доступна картой, в иных случаях реквизиты можно посмотреть на сайте или уточнить на месте. Сохраняйте квитанцию для подтверждения или предъявления. Если у вас нет возможности лично заявится в озагс, то копию квитанции об оплате можно выслать через электронную почту. 

6) Если пошлина уплачена, нужно показать квитанцию сотруднику и забрать нужный документ.

Примечания:

1. Согласно Федеральному закону от 15 ноября 1997 г. № 143-ФЗ «Об актах гражданского состояния».
2. п.1 ст. 77 Федеральный закон от 15 ноября 1997 г. N 143-ФЗ «Об актах гражданского состояния».
3. п. 1 ст. 77 ФЗ «Об актах гражданского состояния».
4. п. 2 ст. 77 действующей редакции ФЗ «Об актах гражданского состояния», п. 1 ст. 18 ФЗ «Об архивном деле в РФ».
5. п. 2 ст. 77 действующей редакции ФЗ «Об актах гражданского состояния».